Cara Mengurangi Kesalahan Ketik dan Input Data di Excel

Melakukan pekerjaan input data dalam jumlah besar merupakan sesuatu yang membosankan. Hal lain adalah terjadinya salah ketik dan kesalahan input data. Bahkan operator yang tercepat dan paling mahir sekalipun pasti merasakan hal itu.

Ada sejumlah fitur yang ditawarkan Excel untuk membantu mengurangi penekanan tombol yang juga untuk mengurangi potensi kesalahan input. Panduan cara kali ini, akan meninjau tiga cara mudah untuk meringankan beban entri data.

Cara Mengurangi Kesalahan Ketik dan Input Data di Excel

Fitur AutoCorrect

AutoCorrect pada Office adalah fitur untuk memperbaiki kesalahan ejaan secara otomatis saat mengetik. Misalnya, jika mengetik ‘Teh’, AutoCorrect secara otomatis mengoreksi dan menggantikannya dengan ‘The’.

Selain itu, dimungkinkan juga menambahkan item khusus, dan itu tidak harus berupa koreksi. Misalnya, AutoCorrect dapat mengonversi ‘sdm’ menjadi Sumber Daya Manusia, sehingga menghemat beberapa penekanan tombol dan terhindar kesalahan ketik.

• Klik menu File dan pilih Options dari panel kiri.
• Dalam dialog Options Excel, klik Proofing.
• Klik tombol AutoCorrect Options di bagian AutoCorrect Options.
• Di kolom Replace masukkan ‘sdm‘ atau kode yang ingin diganti.
• Di kolom With, masukkan sumber daya manusia atau teks lengkap yang diinginkan (seperti di gambar).
• Klik Add dan OK dua kali untuk kembali ke lembar.

Untuk mengujinya, ketik ‘sdm’ dalam sel kosong dan Enter. AutoCorrect akan mengonversi ‘sdm’. Dalam contoh ini, kita memasukkan string replace dan with. Jika string ganti sudah ada dalam teks, dapat memilihnya sebelum meluncurkan dialog AutoCorrect.

Auto decimal point

Untuk mengaktifkan fitur ini, lakukan hal berikut:

• Klik tab File dan pilih Options. Kemudian, klik Advanced.
• Di bagian Editing options, centang opsi Automatically insert a decimal point. Standarnya adalah 2 titik desimal, dan boleh sesuai keinginan.
• Klik OK untuk kembali ke lembar.

Sekarang, masukkan serangkaian nilai tanpa titik desimal, maka Excel memasukkan titik desimal dan semua nilai memiliki dua tempat desimal.

Pemformatan khusus

Mirip dengan menghilangkan titik desimal dalam nilai desimal. Fitur ini berguna untuk menghilangkan karakter pemformatan untuk menambah keterbacaan nilai. Misalnya, dengan memasukkan tanda hubung saat memasukkan Social Security Number (nomor jaminan sosial). Dengan membuat format khusus untuk Cell, dapat menghilangkan tanda penghubung tersebut. Mungkin awal terasa agak aneh, tetapi Anda akan segera menguasainya.

Untuk mengaktifkan format khusus, lakukan langkah berikut:

• Pilih Cell (atau kolom) tempat memasukkan nomor jaminan sosial dan klik kanan pilihan tersebut.
• Pilih Format Cells dari submenu tersebut.
• Dalam dialog, pada tab Number pilih Spesial dalam daftar Category.
• Dalam kontrol Type, pilih Social Security Number dan klik OK.

Social Security Number berisi sembilan digit, jadi mulailah memasukkan nilai sembilan digit dan perhatikan format Excel.

Referensi

• TechRepublic – Diakses 2021: How to reduce data input and typos in Excel