Caranya Menjaga Rapat Zoom Aman dari Penyusup

Ketika orang-orang ingin berkumpul melalui aplikasi konferensi video, apalagi jika kegiatan itu dilakukan dimasa pandemi Covid, mungkin kebanyakan dari mereka menggunakan aplikasi zoom.

Pada awalnya, meskipun Zoom menyertakan beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengamankan rapat, fitur tersebut mungkin sulit ditemukan, terutama jika Anda belum pernah menggunakan aplikasi tersebut sebelumnya. Rapat mulai terganggu oleh penyusup yang dengan sengaja menyebabkan gangguan, seringkali dengan cara yang sangat buruk. Tindakan yang dilakukan penyusup itu disebut Zoombombing.

Maka reaksi yang muncul mengenai kurangnya keamanan bagi pengguna, sehingga perlu menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan. Misalnya, secara otomatis mengaktifkan ruang tunggu virtual dan kata sandi untuk akun di tingkat gratis dan mendorong orang untuk menggunakan ID rapat unik daripada ID pribadi yang ditetapkan secara permanen.

Harus berurusan dengan kata sandi dan ruang tunggu virtual mungkin membuat antarmuka menjadi sedikit kurang ramah, tetapi itu juga berarti kecil kemungkinan seseorang yang tidak dikenal akan muncul di kumpul-kumpul keluarga.

Meskipun ada sejumlah layanan konferensi video alternatif yang tersedia, Zoom masih menjadi pilihan populer. Jadi, jika Anda menggunakan Zoom versi gratis, berikut adalah beberapa cara untuk menjaga keamanan rapat Anda;

Gunakan ID dan kata sandi yang unik

Zoom secara otomatis menambahkan kata sandi ke akun, dan kata sandi itu dapat disematkan di tautan rapat. Misalnya, dalam menjadwalkan rapat, maka muncul tautan tersebut berisi ID rapat Anda dan, tepat setelah itu, kata sandi untuk rapat tersebut. Ke siapa pun yang dikirimi tautan itu akan dapat segera mendapatkan akses ke rapat Anda tanpa harus mengeposkan kata sandi secara terpisah dan jika mereka memutuskan untuk mengeposkan tautan itu secara publik, itu akan meniadakan keamanan apa pun yang mungkin diberikan kata sandi tersebut.

Jadi, meskipun setiap orang yang menggunakan Zoom memiliki ID rapat pribadi, menggunakan ID itu untuk semua rapat Anda berarti semakin banyak orang yang mengetahui ID tersebut, dan hal itu meningkatkan kemungkinan seseorang yang tidak diinginkan dapat masuk.

Karena alasan ini, saat Anda menjadwalkan rapat, Zoom sekarang menganggap Anda ingin menggunakan ID rapat unik yang dibuat secara otomatis daripada ID rapat pribadi Anda. Faktanya, ada beberapa alasan untuk menggunakan ID pribadi itu bahkan jika Anda memiliki konferensi yang dijadwalkan secara rutin dengan teman-teman, Anda cukup mengirimkan undangan baru (dengan ID rapat baru) untuk setiap rapat, agar aman.

Ketika anda akan membuat rapat, ini adalah proses yang mungkin bisa ikuti:

• Menggunakan aplikasi Zoom, klik tombol “Schedule”. Jika menggunakan antarmuka web, klik “Schedule a meeting” di baris paling atas. Dalam kedua kasus, jendela “Schedule Meeting” akan muncul.
• Jika mau, Anda dapat memasukkan topik dan deskripsi rapat. Cantumkan tanggal, waktu, dan durasi pertemuan Anda. (Jika Anda menggunakan paket gratis dan akan ada lebih dari dua orang dalam rapat Anda, Anda dibatasi hingga 40 menit.)
• Cari “Meeting ID”, dan pastikan “Generate Automatically” dipilih. Ini akan menghasilkan ID unik untuk rapat itu daripada menggunakan ID rapat pribadi Anda.
• Di bawah judul Keamanan, Anda akan diberi kode sandi; bisa diubah sesuai keinginan.
• Bagian bawah berikutnya, sangat disarankan untuk mengaktifkan “Waiting Room”, sehingga Anda dapat menyetujui siapa saja yang ingin memasuki ruang rapat.
• Klik “Advanced Options” jika Anda ingin mengizinkan peserta untuk bergabung tanpa harus menggunakan ruang tunggu (tidak disarankan), membisukan mereka saat masuk, merekam rapat secara otomatis, menyetujui atau memblokir entri dari area geografis tertentu.
• Klik “Save.”
• Klik “Copy the invitation” untuk menyimpan info dengan mudah sehingga Anda dapat mengirimkannya ke peserta Anda.
• Dan itu saja. Selanjutnya mengklik tombol biru “Start this Meeting” atau menggunakan tautan rapat yang dihasilkan.

Gunakan ruang tunggu virtual

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat menyetujui siapa saja yang ingin bergabung ke rapat dengan menggunakan ruang tunggu virtual, yang darinya Anda dapat mengizinkan mereka masuk atau tidak.

Ketika setiap peserta mengklik tautan mereka, mereka akan diminta untuk menunggu, sementara Anda akan mendapatkan pemberitahuan di bagian atas layar Anda yang memberi tahu Anda bahwa seseorang telah memasuki ruang tunggu. Anda dapat langsung mengakuinya atau mengklik “Lihat.”

Bilah samping kemudian akan menunjukkan kepada Anda semua orang yang menunggu untuk memasuki rapat; Anda kemudian dapat menerima mereka, mengeluarkan mereka dari ruang tunggu (dan dari setiap kesempatan untuk memasuki rapat), atau mengirim mereka pesan.

Harus menyetujui semua orang yang ingin bergabung mungkin sulit untuk dihadapi, terutama jika Anda mengharapkan banyak orang, tetapi itu akan memastikan bahwa siapa pun yang muncul dalam rapat Anda benar-benar ada di sana.

Kunci, jangan bagikan, usir penyusup

Ada fitur keamanan Zoom lain yang dapat Anda gunakan untuk melindungi diri sendiri dan peserta lain.

Jika Anda tahu persis siapa yang termasuk dalam rapat, dan mereka semua ada di sana, Anda dapat mengunci rapat dengan mengklik tautan “Security” di bagian bawah layar dan memilih “Lock Meeting.” Sehingga akan menyebabkan seseorang yang memiliki ID rapat dan kata sandi tidak dapat masuk.

Menggunakan menu yang sama bisa diterapkan jika Anda mengadakan pertemuan dengan banyak orang, untuk menghapus centang pada pilihan “Share Screen”.

Jika peserta mulai berperilaku tidak baik tetapi Anda tidak ingin mengusir mereka (atau Anda ingin mendiskusikan apa yang akan Anda berikan untuk ulang tahun mereka), Anda dapat mengembalikannya ke ruang tunggu. Klik ikon “Participants” di bagian bawah layar Anda, temukan nama peserta di panel samping yang dihasilkan, arahkan kursor ke nama mereka, lalu klik “More” > “Put in waiting room.” Peserta tidak akan lagi memiliki akses ke rapat; pada dasarnya, mereka akan kembali ke ruang tunggu sampai Anda memutuskan untuk membiarkan mereka kembali.

Tentu saja, Anda dapat mengeluarkan seseorang dari rapat sepenuhnya dengan menggunakan menu tarik-turun yang sama dan mengklik “Remove.” Omong-omong, jika itu diperlukan, mungkin ada baiknya untuk mengunci rapat sehingga mereka tidak dapat mencoba masuk kembali.

Jika semuanya benar-benar tidak terkendali, klik ikon Security dan pilih “Suspend Participant Activities.” Menurut Zoom, ini akan menghentikan “semua video, audio, obrolan dalam rapat, anotasi, berbagi layar, dan perekaman selama waktu itu” dan sebagai tuan rumah, maka akan muncul pertanyaan apakah Anda ingin melaporkan pengguna tertentu. Anda juga dapat memberikan rincian masalah, bersama dengan tangkapan layar. Orang tersebut akan dikeluarkan dari rapat (dan dilaporkan ke tim “Kepercayaan dan Keamanan” Zoom), dan Anda kemudian dapat mengaktifkan kembali berbagai fitur dan melanjutkan rapat.

Referensi

• https://blog.zoom.us/keep-uninvited-guests-out-of-your-zoom-meeting/
• https://www.theverge.com/22869237/zoom-video-meeting-how-to-security